Umowy szkoleniowe

Zarządzeniem nr 85 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 18 maja 2021 r., wprowadzono zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych podczas działań rozwojowych oraz warunki realizacji tych działań, w tym zasady zawierania umów o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych.

Jaki jest cel podnoszenia kwalifikacji zawodowych?

Celem podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników_czek Uniwersytetu jest:

• przygotowanie pracowników_czek do realizacji podstawowych i uzupełniających zadań Uniwersytetu, obecnie i w przyszłości;
• kształtowanie kultury organizacyjnej Uniwersytetu sprzyjającej ciągłemu uczeniu się oraz dzieleniu się wiedzą i doświadczeniem z innymi;
• zapewnienie równych szans zawodowych pracownikom_czkom Uniwersytetu.

Jakie działania rozwojowe wchodzą w zakres Zarządzenia nr 85 Rektora UW z dnia 18 maja 2021 r.?

Zarządzenie obejmuje zarówno działania oferowane przez firmy i instytucje zewnętrzne jak i działania oferowane przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu w formie: studiów niestacjonarnych, studiów podyplomowych (w tym MBA), kursów, szkoleń, mentoringu, coachingu, tutoringu dydaktycznego i doradztwa kariery.

Do kogo kierowane są działania rozwojowe?

Działania rozwojowe kierowane są zarówno do nauczycieli_ek akademickich jak i pracowników_czek szeroko rozumianej administracji (m.in. bibliotekarzy, informatyków, techników oraz innych grup pracowniczych).

Kto finansuje działanie rozwojowe?

Zgodnie z Zarządzeniem nr 85 Rektora UW z 2021 r., jednostką finansującą działanie rozwojowe jest jednostka organizacyjna, w której osoba wnioskująca wykonuje swoje zadania (nie dotyczy działań, które finansowane są z projektów, programów i przedsięwzięć).

W szczególnych przypadkach Rektor może podjąć decyzję o dofinansowaniu udziału w działaniu rozwojowym lub pokryciu świadczeń dodatkowych ze środków ogólnouniwersyteckich.

Pracownik_czka decydując się na udział w działaniu rozwojowym powinna pamiętać, iż jego zakres tematyczny powinien pokrywać się z wykonywanymi przez niego_nią obowiązkami służbowymi obecnie lub w zaplanowanej wspólnie z przełożonym_ą przyszłości. Nabyte kompetencje, mają posłużyć bardziej efektywnemu wykonywaniu obowiązków służbowych i podnoszenia jakości pracy lub wdrażaniu innowacji i usprawnień.

Powiązanie z wykonywanymi zadaniami pozwala na zwolnienie uzyskanego od pracodawcy dofinansowania z pdof.

Okoliczności te należy uwzględnić w uzasadnieniu Wniosku, jako stanowiące kluczowy argument przemawiający za poparciem wyboru konkretnego działania rozwojowego.

Osoba skierowana do udziału w działaniu rozwojowym, jest zobowiązana przynajmniej do:

• zawarcia umowy o podnoszeniu kwalifikacji (jeśli dotyczy);
• udziału w zajęciach przewidzianych programem działania rozwojowego,
• niezwłocznego poinformowania przełożonego_j o rezygnacji z udziału w działaniu rozwojowym z podaniem powodów rezygnacji;
• zaliczenia z wynikiem pozytywnym egzaminu lub złożenia egzaminu dyplomowego;
• poddania się innym formom bilansu kompetencji (jeśli dotyczy);
• dostarczenia do Biura Spraw Pracowniczych kopii dyplomu ukończenia działania rozwojowego lub innego dokumentu potwierdzającego jego ukończenie, w terminie do 14 dni od daty zakończenia działania rozwojowego lub otrzymania dyplomu/innego dokumentu, o ile jednostka realizująca wystawia takie dokumenty.

O skierowanie do udziału w działaniu rozwojowym mogą wnioskować osoby zatrudnione, niezależnie od wymiaru etatu i rodzaju umowy o pracę. Należy przy tym mieć na uwadze, że pracodawca zwykle wymaga, aby obowiązująca w momencie skierowania do udziału w działaniu rozwojowym umowa o pracę obejmowała pełen okres jego trwania i przynajmniej kolejnych 12 miesięcy, a w przypadku konieczności zawarcia umowy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, pełen czas wynikającego z niej zobowiązania do pozostawania w stosunku pracy.

O jakie świadczenia może wnioskować pracownik_czka skierowany do udziału w działaniu rozwojowym?

Pracownik_czka skierowany_a do udziału w działaniu rozwojowym może wnioskować – na zasadach określonych w kodeksie pracy – o zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Dodatkowo, jeśli sytuacja tego wymaga, także o dodatkowe świadczenia, w szczególności na pokrycie opłat za przejazd lub zakwaterowanie, a w przypadku pracowników_czek ze stopniem niepełnosprawności – wsparcia tłumacza języka migowego lub asystenta umożliwiającego efektywny udział. Należy jednak pamiętać, iż wysokość przyznanych świadczeń dodatkowych nie może przekroczyć należności z tytułu podróży służbowej.

W szczególnych przypadkach, możliwy jest także urlop szkoleniowy.

Przełożony_a podejmując decyzję dotyczącą skierowania pracownika_czkę do udziału w działaniu rozwojowym i wysokości dofinansowania powinien_na wziąć pod uwagę w szczególności:

• przydatność programu działania rozwojowego dla właściwego wykonywania przez pracownika_czkę obowiązków wynikających z zajmowanego stanowiska, pełnionej na Uniwersytecie funkcji lub roli (brak powiązania działania rozwojowego z obowiązkami powoduje, że koszt działania rozwojowego podwyższa podstawę opodatkowania pdof);
• przyszłe potrzeby w zakresie kwalifikacji zawodowych pracowników;
• wcześniejszy udział pracownika_czki w działaniach rozwojowych, w szczególności w działaniach o zbliżonej tematyce;
• czas na jaki zawarta została umowa o pracę z pracownikiem_czką w stosunku do czasu realizacji działania rozwojowego, w szczególności czy czas tej umowy obejmuje cały czas trwania działania rozwojowego i okres 12, 24 lub 36 miesięcy wynikający z zawieranej umowy o podnoszeniu kwalifikacji (dokładny czas trwania umowy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych precyzuje załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 85 z 2021 r.);
• możliwości finansowe i organizacyjne jednostki organizacyjnej.

Podejmując decyzję należy też mieć na uwadze, że zazwyczaj udział w działaniu rozwojowym, w szczególności w studiach, wymaga zwolnienia z pracy, a w niektórych przypadkach wiąże się z udzieleniem urlopu szkoleniowego na przygotowanie i napisanie pracy dyplomowej w wymiarze nawet 21 dni.

Jak wypełnić wniosek?

Zarządzenie nr 85  wprowadziło nowy wzór Wniosku o wyrażenie zgody na skierowanie do udziału w działaniu rozwojowym. Przez działanie rozwojowe rozumiemy szkolenie, kurs, doradztwo kariery, studia, mentoring, tutoring dydaktyczny, coaching.

Dokument składa się z dwóch części: I – Wniosku o wyrażenie zgody na skierowanie do udziału w działaniu rozwojowym oraz II – Skierowania do udziału w działaniu rozwojowym.

I część wypełnia osoba wnioskująca wskazując temat działania rozwojowego, miejsce i formę działania rozwojowego, długość jego trwania w godz. dydaktycznych, daty rozpoczęcia i zakończenia działania rozwojowego oraz jego pełny koszt (UWAGA! należy wpisać wartość podatku VAT, jeśli wynosi ona zero – proszę wpisać “-“). Ponadto osoba wnioskująca przedstawia zwięzłe uzasadnienie zasadności udziału w działaniu rozwojowym (uwzględniając korzyści dla pracodawcy), które powinno być potwierdzone opinią bezpośredniego_j przełożonego_j i podpisami.

II część dokumentu, jest miejscem na decyzję dotyczącą skierowania i wysokości dofinansowania – podejmowaną przez kierownika zatrudniającej wnioskującą_ego jednostki organizacyjnej lub ewentualnie inną osobę odpowiedzialną za wpisany w pozycji źródło finansowania nr PSP.

UWAGA! Proszę zwrócić uwagę na konieczność wypełnienia wszystkich pól i skompletowanie wszystkich podpisów. Wnioski nieuzupełnione będą odsyłane do osoby wnioskującej).

Każdorazowo wniosek wymaga podpisu pełnomocnika_czki kwestora ze wskazaniem źródła finansowania działania rozwojowego oraz bezpośredniego_j przełożonego_j, potwierdzającego zgodę na skierowanie osoby wnioskującej do  udziału w działaniu rozwojowym.

Należy pamiętać, iż w przypadku jednostek które nie posiadają pełnomocników Kwestora oraz administracji ogólnouniwersyteckiej, wniosek powinien zostać opatrzony podpisem Kwestora UW.

Osoby zatrudnione w administracji ogólnouniwersyteckiej są zobowiązane do uzyskania zgody i podpisu Rektora lub Kanclerza UW.

UWAGA dotycząca finansowania:

Należy pamiętać, iż zgodnie z art. 43 ust 1 pkt 26-29 ustawy o podatku od towarów i usług zwalnia się z opodatkowania podatkiem VAT usługi świadczone przez jednostki objęte systemem oświaty w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, w zakresie kształcenia i wychowania, uczelnie, jednostki naukowe Polskiej Akademii Nauk oraz instytuty badawcze, w zakresie kształcenia oraz dostawę towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związane; usługi prywatnego nauczania na poziomie przedszkolnym, podstawowym, ponadpodstawowym i wyższym, świadczone przez nauczycieli; usługi nauczania języków obcych oraz dostawę towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związane.

Zasady zawierania umów o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych (wyciąg z załącznika nr 2 do Zarządzenia Rektora UW nr 85 z 2021 r.)

1. Warunkiem uzyskania przez pracownika dofinansowania udziału w działaniu rozwojowym, dla którego:
   • dofinansowanie udziału wynosi 5 000 zł lub więcej;
   • zachodzą inne istotne przesłanki, w szczególności udzielenie urlopu szkoleniowego lub znaczące zwolnienia pracownika z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania,

jest zawarcie umowy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, określającej wzajemne prawa i obowiązki pracownika oraz pracodawcy, w szczególności zobowiązanie pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu udziału w działaniu rozwojowym, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W przypadku dofinansowania udziału w studiach niestacjonarnych lub podyplomowych pracownik jest zobowiązany do zawarcia umowy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych w każdym przypadku.
3. Czas zobowiązania do pozostawania w zatrudnieniu zawiera tabela poniżej:

1. Osoba wnioskująca składa kompletny i podpisany Wniosek ze Skierowaniem, osobiście lub za pośrednictwem kancelarii, do sekretariatu Biura Spraw Pracowniczych.
2. Po dokonaniu weryfikacji formalnej Biuro Spraw Pracowniczych odsyła dokumenty do uzupełnienia lub sporządza umowę o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, w oparciu o zawarte w dokumentach informacje.
3. Umowa przekazywana jest do weryfikacji do Biura Prawnego
4. Umowa podpisywana jest przez osobę reprezentującą pracodawcę, a następnie osobę wnioskującą oraz pełnomocnika_czkę Kwestora, odpowiedniego dla wskazanego źródła finansowania. W przypadku jednostek nie posiadających pełnomocników Kwestora oraz administracji ogólnouniwersyteckiej umowa podpisywana jest przez Kwestora UW.

Uwaga: zgodnie z Zarządzeniem nr 85 z 2021 r. Wniosek należy przekazać do Biura Spraw Pracowniczych nie później niż na 14 dni przed podjęciem zobowiązania finansowego przez Uniwersytet.

Marta Rybak

Prosimy o korzystanie z adresu: bsp.szkolenia@uw.edu.pl